報告・連絡・相談(報・連・相)でコミュニケーションの活性化

報告・連絡・相談(報・連・相)でコミュニケーションの活性化

報告・連絡・相談(ほうれんそう)とよく言うもので、会社の社員教育などでも必須の話題となっていることもあるのではないでしょうか。 それほどまでに、報告・連絡・相談は業務において重要なことであります。そして、シンプルなのですが、できていないことが多いものでもあります。

報・連・相ができないとどうなるでしょうか。もちろん、何か問題が発生した際の初動の遅れにつながります。初動の遅れは当然二次災害の危険性を増大させます。
このようなトラブルのみならず、取引先からの伝言を伝えられなかった、あるいは、正確に伝えられなかったことにより、取引のチャンスを逃してしまうというような可能性もあります。

報・連・相の効果

報・連・相の効果は端的に言って、
・組織コミュニケーションの活性化
ということになります。
中小企業・零細企業の組織作りにおいても基本要素の一つになると思いますし、社員教育や文化の創出という点でも目を向けるべきだと思います。
伝えるべき情報が伝えるべき人に「伝わり」、理解され、共有される。そして業務が前に進むこと。これが普通にできるだけでも、組織の雰囲気は変わるでしょう。

報・連・相の阻害要因

このようなコミュニケーションができない場合、何が原因となるでしょうか。その阻害要因に目を向けると、改善のきっかけをつかめるかもしれません。
例えば、
・悪い情報を歓迎しない組織文化
・報告、連絡、相談する動機がない
が考えられます。
2つの事項は関連している内容でもありますが、悪い情報を歓迎せず、問題の報告や連絡・相談をした場合に、懲罰的な言動がまかり通ったり、報告者に過度なプレッシャーや追加の仕事を与えてしまうような業務の仕組みや文化が浸透している場合、報告者になんのメリットもなく、ほう・れん・そうの文化は浸透しないでしょう。
問題点を報告したところ、上司が怒りながら、報告者を攻め立てて、追加の報告書を出すように命令したり。。。というようなことはありがちなことです。気持ちは分からなくもないですが、報告者からすると相談するモチベーションが下がるというものです。
そもそも、悪い情報を歓迎というのは表現として少し違和感があるかもしれませんが、このような情報は意思決定を行うマネジメント層や、経営者にとって貴重な情報であるはずです。
意思決定が必要な情報として、貴重な情報の順位をつけるとすると、
1.予想に反して、悪い情報、突発的な悪い事象の情報
2.予想通り、悪い情報
2’.予想に反して、良い情報
3.予想通りの情報(予定通り)
ではないでしょうか。

平穏な経営状態が続いている場合、報告等は、「予定通り」の一言で済むはずです。 もちろん経営者としては、それに越したことがないかもしれません。平和です。
しかしながら、実際の経営ではそうではなく、突発的な状況が発生し、それに対しての意思決定が必要なことが多いです。それは悪い情報であったり、幸運にも良い情報で会ったりするかもしれません。予想・予定に反している情報については、良い・悪いを問わず報告が必要です。特に悪い情報は非常に大切な情報であるはずで、目標を達成するためには、悪い情報に対応し、悪い状況を回避し続けるだけで目標を達成できるといっていいくらい重要なはずです。

ところが、多くの組織において、1の悪い情報が「悪いもの」として扱われ、その情報を提供した人を「悪い人」であるかのように扱われる場合があります。
これでは、報告・連絡・相談は定着しないと想像できないでしょうか。 基本的な事には非常な力があると思います。報告・連絡・相談。中小企業の組織の活性化のきっかけとしても非常に良い取り組みであると思います。

報・連・相という作業ではない

報告・連絡・相談は中小企業・零細企業の組織活性化の基本の「キ」とも言えますが、それは、報・連・相という「作業」ではないという事には注意が必要です。
報・連・相ができていないから「報告・連絡・相談しっかりするようにしましょう」という通達を出して、マニュアルに書いてというもので浸透するものではありません。阻害要因に目を向け、コミュニケーション相手の気持ちを考える事、事業を発展させるために、何が必要かをお互いが考える「文化」の創出がその根底にあります。

難しいことではないですが、人材を活かすという視点で経営を見た時に大切な要素がたくさん詰まっています。経営改善の種として目を向けてみてはいかがでしょうか。

中小企業・零細企業のコミュニケーション活性化にCONSULTING OFFICE 3Sができること

コミュニケーション力は中小企業・零細企業の経営力の重要要素です。明確で素晴らしいビジョンを作っても、浸透させることができなければ宝の持ち腐れになってしまいます。経営ビジョンや経営計画の浸透に必要なのがコミュニケーションであり、「報告・連絡・相談(報・連・相)」です。CONSULTING OFFICE 3Sでは小さな会社でコミュニケーションを活性化させるご支援をいたします。
コミュニケーションの活性化に必要な要素は、「参加」です。
経営改善の取組に、経営者と従業員をはじめとした関係者がかかわりを持つこと。CONSULTING OFFICE 3Sでしっかりご支援いたします。いつでもご連絡ください。

中小企業・零細企業・個人事業の経営者様の経営相談・経営戦略策定のページ中小企業・零細企業・個人事業の経営者様の経営相談・無料経営診断のお申込みフォーム遠方の中小企業の経営課題もWEBのビデオ通話を活用して相談承ります経営戦略策定と実行をまずは自社でやってみたい経営者様には、無料の小冊子を進呈いたします自社の現状を確認したい経営者様はまずは経営の自己診断をしてみましょう CONSULTING OFFICE 3S お電話でのお問い合わせ